Quando o assunto é burocracia para o empreendedor, o Brasil costuma se destacar. No entanto, há iniciativas que visam driblar esses impeditivos contábeis, como é o caso do Projeto SPED!

Você sabe o que é o Projeto SPED e o que sua empresa precisa fazer para entregá-lo, sem erros que comprometam a relação da sua organização com o fisco brasileiro?

Essa é uma das primeiras dúvidas que muitos empreendedores possuem ao ouvir falar sobre o tema.

Neste blogpost, desenvolvemos um guia completo sobre o SPED Fiscal, com intuito de esclarecer tudo sobre esse processo, como funciona e quais erros você deve evitar.

E ainda preparamos uma dica especial de tecnologia que pode resolver todos os problemas das escriturações fiscais e contábeis.

Então continue a leitura para seguir aprendendo sobre SPED!

O que é o SPED

O SPED é um sistema que foi criado para agilizar a coleta de dados fiscais das empresas, podendo ter as informações coletadas pelo ERP das companhias, porém em um formato próprio do Governo Federal.

Ele foi proposto pela Lei 9.989/2000, que previa a modernização da gestão tributária e aduaneira. Sua criação efetiva veio em 2007, após avanços do PAC (Programa de Aceleração do Crescimento), no Decreto 6022/2007.

O Sistema é composto por módulos que deverão ser entregues conforme o setor ou departamento da empresa: :

• SPED Contábil ou ECD (Escrituração Contábil Digital);
• SPED Financeiro ou ECF  (Escrituração Contábil Fiscal Digital);
• SPED Fiscal ou EFD ICMS IPI (Documentos Fiscais Eletrônicos);
• SPED PIS COFINS ou EFD Contribuições;
• EFD-Reinf
• E-Financeira;
• E-Social;
• Central de Balanços.
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). 

Sped Fiscal

O SPED fiscal é um processo de escrituração digital da Receita Federal, chamado também de EFD (Escrituração Fiscal Digital), que determina que os contribuintes enviem as informações sobre ICMS e IPI.

Em outras palavras, ele é a digitalização de todas as informações de interesse do fisco com os seus contribuintes.

Desse modo, é possível encurtar o caminho das empresas com o fisco, eliminando a necessidade do envio de documentos em papel.

Ou seja, é uma forma de reduzir a burocracia.

Para não ter problemas na declaração das informações fiscais mensais, confira a seguir algumas informações essenciais na hora de recolher os dados exigidos.

O SPED Fiscal é o módulo previsto para contribuintes do ICMS ou IPI.

Ao entregar a Escrituração Fiscal Digital, a empresa substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:

• I – Livro Registro de Entradas;
• II – Livro Registro de Saídas;
• III – Livro Registro de Inventário;
• IV – Livro Registro de Apuração do IPI;
• V – Livro Registro de Apuração do ICMS;
• VI – documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
• VII – Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Bloco K

O Bloco K é um livro de registro digital de controle de produção e estoque que deve ser apresentado no SPED fiscal.

Todos os estabelecimentos industriais ou que oferecem algum serviço similar estão enquadrados nesse bloco.

Atualizações

Todas as atualizações do SPED têm relação direta com o ERP da empresa. 

Isso porque o software de gestão tem que estar alinhado com os pedidos de declarações do Fisco para que o empreendedor não tenha dores de cabeça.

Por conta disso, é necessário estar atento às atualizações que são disponibilizadas na página oficial da Receita Federal, onde também é possível fazer o download do novo formato.

Quem é obrigado a entregar o Sped Fiscal?

A entrega do SPED Fiscal é obrigatória para todos os contribuintes do ICMS ou do IPI.

Existem empresas aptas para a entrega que podem ser dispensadas da obrigação em caso de exceção concedida pelo fisco do estado do contribuinte ou pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Para as empresas que se encaixam na obrigação, a Sefaz do estado costuma dividir seu perfil em 3 categorias:

• Perfil “A” determina a apresentação dos registros de forma mais detalhada;
• Perfil “B” trata as informações de forma sintética (totalizações por período: diário e mensal).
• Perfil “C”, implementado a partir de 01/01/2013, é utilizado para a apresentação de escriturações mais simplificadas

Você também pode no portal Consulta Contribuinte para visualizar em qual categoria sua empresa se encaixa.

Já as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, a não ser por algumas exceções, também não precisam entregar o SPED Fiscal, conforme Lei Complementar 123/06.

Como funciona o Sped Fiscal?

Apesar de toda complexidade, na prática o funcionamento do SPED Fiscal é bastante intuitivo.

Vale lembrar que o envio da escrituração para comprovar recolhimento de IPI e ICMS é realizado todo mês. Porém, o prazo em si é determinado pela legislação de cada estado.

Portanto, bastante atenção nesse ponto!

Partindo para a parte prática: a primeira ação é preencher a declaração EFD ICMS/IPI.

Nela, concentram-se todos os dados referentes às operações e prestações praticadas pela sua empresa em determinado período apurado.

Trata-se de toda escrituração de documentos fiscais, registros de apuração de impostos e demais dados que possam interessar ao fiscal do estado e também à Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Entre as escriturações que fazem parte do SPED Fiscal, temos:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Escrituração Fiscal Digital (EFD);
• Escrituração Contábil Digital (ECD).

No caso exclusivo do SPED Fiscal, algumas informações únicas devem ser sempre informadas, como:

• Estoque/inventário;
• Apuração de impostos;
• Cadastros de produtos, estabelecimento, clientes, fornecedores;
• Dados de produção (o que foi produzido, o que entrou e saiu);
• Informações específicas de alguns setores;
• Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes, serviços em geral com ICMS);
• CIAP – Controle de Crédito de ICMS (como as máquinas empregadas na produção que geraram crédito para a organização);

O segundo passo é gerar o arquivo — que segue o formato txt — e validá-lo através do PVA SPED Fiscal. 

Não sabe o que é? Trata-se do Programa Validador e Assinador. Esse programa deve estar integrado ao seu ERP!

Após a validação, o documento precisa então ser assinado utilizando um certificado digital.

Para entender mais, a Receita Federal criou um Guia Prático EFD ICMS/IPI para que você possa consultar quando necessário.

Qual é a importância do Sped Fiscal?

Neste ponto, você talvez esteja buscando entender a importância do SPED Fiscal para sua empresa e para toda estrutura fiscal brasileira. Bom, as vantagens concentram-se justamente em seu potencial de modernização desse sistema.

Com isso, as empresas podem aproveitar de vários benefícios diretos e indiretos em todo seu sistema contábil.

Trata-se de uma forma de trazer a transformação digital para todos os setores da empresa.

Como principal fator, o SPED Fiscal foi na mão da modernização que, há alguns anos, invadia o mercado. Com isso, possibilitou um aumento no investimento em tecnologia.

Por conta do SPED, várias empresas passaram a conhecer e utilizar sistemas que impactaram positivamente na gestão de todo negócio, como os ERPs!

Outro ponto importante relacionado ao SPED foi que sua implementação proporcionou nova possibilidade de qualificação aos profissionais da área.

Em geral, o SPED Fiscal permitiu que as empresas entendessem e simplificassem sua interação com o fisco.

Com isso, foi possível renovar toda organização gerencial da companhia, que passou a aprimorar sua maneira de lidar com documentos fiscais, escriturações e demais obrigações acessórias.

Quais são as vantagens do Sped Fiscal?

Mas não pense que o SPED Fiscal contribui apenas neste ponto. Sua criação e posterior implementação trouxe avanços significativos e incontáveis vantagens para as empresas.

Entre os principais, podemos destacar:

Eliminação de papel

Eram pelo menos 5 livros que a empresa deveria entregar apenas para que todas as informações fiscais estivessem com o fisco, todo mês.

Se a sua empresa não viveu isso, pare e pense na quantidade de papel que um processo assim exigia.

O SPED possibilitou a adoção de uma política paperless, tanto para empresas como para o governo.

Processo mais ágil

Continue pensando no processo antigo: você ou um representante deveria se deslocar até a Receita Federal entender quais documentos deveriam entregar. Após isso, seria necessário preparar a papelada e, novamente, levar para o órgão.

A validação era outro ponto de atenção, pois levava semanas até ser concretizada.

Com o SPED Fiscal, o processo de download do arquivo, preenchimento e envio ao PVA pode levar entre 2 e 3 horas. Um grande avanço, certo?

Aumento da produtividade

Naturalmente, um dos benefícios mais importantes disso tudo é o aumento da produtividade empresarial.

Seu setor financeiro e a contabilidade trabalham de maneira mais organizada e, principalmente, integrada.

Afinal, as informações precisam estar padronizadas para o envio posterior.

É algo que contribui para um melhor controle dos dados de faturamento, vendas e estoque

De um ponto de vista amplo, é algo que contribui para a própria gestão do negócio.

Outro ponto é que o SPED reduz a chance de erros involuntários e manuais.

Com a digitalização do sistema, todas as notas fiscais e declarações são compartilhadas virtualmente (bem como emitidas, em sua maioria).

Desse modo, reduz-se o risco das organizações sofrerem com multas ou sanções.

Redução de custos com armazenamento

Um dos efeitos da implementação do SPED Fiscal é a redução de custos com armazenamento.

Toda a papelada gerada para o fisco deveria, por lei, ser armazenada por anos como uma forma de garantia.

Era algo que gerava um acúmulo de papéis e documentos (muitas vezes importantes) em locais pouco práticos e seguros, passíveis de extravio ou problemas como ataque de cupins ou excesso de umidade.

O SPED Fiscal, apesar de não mudar a exigência sobre armazenamento dos documentos, pelo menos tornou o processo digital.

Isso quer dizer que boa parte da documentação exigida passou a se tornar, nativamente, digital, o que otimiza o armazenamento, possibilitando a adoção de soluções e sistemas na nuvem!

5 Principais erros no Sped Fiscal para sua empresa evitar

O SPED Fiscal, embora seja parte de uma estrutura consolidada, ainda está em evolução. Isso quer dizer que há atualizações em seus processos.

Além disso, as informações que o SPED lida são complexas — e deste lado, também há atualizações nas próprias leis e nos tributos.

Então, de certa forma, as empresas ainda precisam equilibrar pratos a cada novo envio do SPED Fiscal. Isso quer dizer que fazê-lo é impossível? Claro que não!

Não à toa, todas as empresas contribuintes do ICMS e IPI o fazem.

Porém, não há como negar que alguns erros continuam existindo e são responsáveis por verdadeiras dores de cabeça. Na verdade, boa parte dos conteúdos sobre o assunto na Internet é acerca dos erros e como evitá-los.

Aqui, preparamos a lista mais completa, com os 5 principais erros que você pode cometer ao preparar o SPED Fiscal.

Que tal conhecê-los para entender como evitá-los? Confira!

Desconhecer a legislação

Não há como apontar um erro tão crucial quanto o desconhecimento acerca da legislação tributária — em especial, da local.

Como há muitas atualizações e modificações, a maioria sem aviso prévio, é realmente difícil se manter a par.

As alíquotas municipais são um exemplo.

Por isso, busque sempre entender as regras municipais e suas atualizações, com foco nos tributos que você deve pagar.

Erros cadastrais

Entre os erros mais comuns ao transmitir o SPED Fiscal, elencamos também a falta do cadastro do fator de conversão.

Ele nem sempre é necessário, mas é bom sempre se atentar a esse ponto.

Qual seria o fator de conversão? Trata-se do seguinte: imagina que seu comércio compre 5 caixas de sabonete, mas venda os sabonetes por unidade.

Essa diferença na unidade de medida precisa ser convertida, daí o fator de conversão.

Uma solução simples é cadastrar as caixas compradas sob o Registro 0220 e as unidades vendidas no Registo 0200.

Incompatibilidade de bloco

Outro erro comum e importante na hora de transmitir o SPED Fiscal é a incompatibilidade de bloco.

Afinal, cada bloco possui um registro de abertura, o registro dos dados e o registro de encerramento. No entanto, o erro aqui é não enviá-los na sequência original.

Isso acontece mesmo quando não há nenhuma informação relevante nos dados.

Erros tributários 

Erros tributários são aqueles deslizes que podem acontecer por vários motivos e que se configuram em coisas como:

• NCM e alíquotas erradas;
• códigos e descrições incompatíveis;
• sequência incorreta de documentos;
• preenchimento incorreto do valor total do documento fiscal.

A solução é sempre redobrar a atenção acerca desses pontos de preenchimento. 

Adotar o hábito de “double-check”, uma checagem dupla para garantir que tudo está correto, é uma solução eficaz!

Desatenções podem custar bem caro, por isso, faça questão que sua equipe entenda a importância do trabalho.

Não investir em um software de gestão 

O software de gestão fiscal pode ajudar sua empresa em todo processo relacionado ao SPED Fiscal.

Um sistema de gestão integrada resolve praticamente todos os problemas que citamos acima.

Isso porque a plataforma automatiza muitas tarefas repetitivas de preenchimento, conforme as regras da legislação.

Ou seja, erros tributários e no preenchimento de informações são praticamente eliminados da sua rotina fiscal.

Como evitar erros no Sped Fiscal

A melhor forma de evitar erros no SPED Fiscal é investindo em um sistema de gestão fiscal!

Uma plataforma integrada facilita completamente o dia a dia do setor de contabilidade da empresa.

Um dos principais benefícios é, justamente, a integração de dados.

O sistema de gestão funciona de maneira ampla, gerando livros fiscais, possibilitando a apuração assertiva dos impostos e facilitando a compreensão das condições da empresa antes de todo fechamento.

Desse modo, o gestor possui uma visão ampla e abrangente das suas obrigações e dos prazos. É algo que otimiza o fechamento de IPI e ICMS e a geração dos livros fiscais de entrada e saída, entre outros.

Separamos também alguns termos relacionados que você precisa conhecer. Confira a seguir!

EFD-Reinf

A EFD-Reinf — Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais — um dos componentes do SPED, complementa o eSocial e substitui informações de outras obrigações, como GFIP, DIRF, RAIS e CAGED.

O Governo procura alinhar o envio do eSocial à entrega da EFD-Reinf, assim, apurando as contribuições previdenciárias pelas escriturações declaradas pela DCTFWeb e recolhidas por meio de DARFs.

Sistema Fiscal da TOTVS

Atualmente existem softwares que oferecem os serviços ideais para o tipo de SPED fiscal que cada empresa deve fazer.

Os sistemas de gestão da TOTVS são exemplos de sistemas que integram todas essas necessidades e se encaixam nos mais variados segmentos.

A TOTVS possui um sistema fiscal que realiza automação de toda a rotina fiscal e tributária do seu negócio, incluindo o cálculo dos impostos, fundos e recolhimentos, tudo isso permitindo ainda as devidas adequações a qualquer mudança na legislação do governo.

São vários módulos, com recursos avançados e inovadores.

Além disso, há uma ampla gama de ferramentas para geração das obrigações acessórias, bem como SPED Fiscal, ECD, ECF eSocial e Reinf!

Quer ter toda essa facilidade para organizar a rotina tributária e se manter em dia com o Sped e outras legislações? Entre em contato com a Touch Consultoria e agende uma demonstração (11) 96441-0041

Conclusão 

O SPED Fiscal é uma inovação no que diz respeito à gestão tributária, que pode reduzir custos e também dores de cabeça para sua empresa.

No entanto, para realizá-lo corretamente, é necessário muita atenção e também uma ajudinha da tecnologia.

Um sistema de gestão pode integrar dados, apresentar funcionalidades e facilitar todo processo por trás do preenchimento do documento e sua transmissão ao fisco!

Agora que você já sabe tudo sobre o assunto, que tal continuar lendo os conteúdos aqui do blog da TOTVS? Confira mais artigos completos sobre gestão tributária!